Notarin

Dr. Julia Bochis

Datenschutzblatt Notarbüro
Dr. Julia Bochis

Hinweise zur Datenverarbeitung

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notarin Dr. Julia Bochis mit dem Amtssitz in Waldshut-Tiengen. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen am mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:
Anschrift:

Notarin Dr. Julia Bochis, z.Hd. des/der Datenschutzbeauftragen
Hauptstraße 78-80
79761 Waldshut-Tiengen

07741-8070890

2. Welche Daten verarbeite ich und woher kommen die Daten?

Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z.B. Daten zur Person, Vor- und Zuname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall die Geburtenregisternummer, Daten zur Kontaktaufnahme (postalische Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Ihre Steuer-ID, in bestimmten Fällen (insbesondere bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen, Adoptionen) auch Daten zur familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten, ggf. Angaben zur Gesundheit oder andere sensible Daten, z.B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen; in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie zum Beispiel Aktenzeichen oder Kontonummern bei Kreditinstituten. Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, zum Beispiel Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notarin bin ich Trägerin eines öffentlichen Amtes. Meine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) und e) DSGVO). Die Verarbeitung sogenannter sensibler Daten, so z.B. Ihrer Gesundheitsdaten, erfolgt aufgrund Art. 9 Abs. 2 lit. g) DSGVO iVm §§ 11, 17, 22 ff. 28 BeurkG: Die vorsorgende notarielle Tätigkeit dient den Interessen der Rechtssuchenden und einem effektiven Rechtsschutz, sodass sie aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt. Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten sachgerecht durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten. Eine Nichtbereitstellung der von mir bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass ich die weitere Durchführung der Amtsgeschäfte ablehnen müsste.

4. An wen gebe ich Daten weiter?

Als Notarin unterliege ich der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese gilt auch für alle meine Mitarbeitenden und sonst von mir Beauftragten. Ich darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit ich dazu im Einzelfall verpflichtet bin, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testaments-, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer, an die Aufsichtsbehörde nach dem Geldwäschegesetz oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Daten werden außerdem an gesondert zur Verschwiegenheit verpflichtete Auftragsverarbeiter (Datenschutzbeauftragter, IT-Systembetreuer, Hersteller/Betreiber von Notarsoftware, Dokumentenvernichter, NotarNet GmbH) weitergegeben. Ansonsten werden ihre Daten nur weitergegeben, wenn ich hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet bin oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt im Regelfall nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist. Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass ich Microsoft 365 verwende und dass hierdurch die von Ihnen über E-Mail übermittelte Daten daher auch in die USA gelangen können.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ich verarbeite und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen meiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach der NotAktVV für Notarinnen und Notare gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenverzeichnis, gesondert aufbewahrte Erbverträge, die in der elektronischen Urkundensammlung und Sondersammlung verwahrten Dokumente: 100 Jahre
  • Verwahrungsverzeichnis, die in der papiergeführten Urkundensammlung verwahrten Dokumente, Generalakten: 30 Jahre
  • Nebenakten: 7 Jahre; die Notarin kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen getroffen werden. Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern ich nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer-, handels- oder geldwäscherechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten sowie berufsrechtlicher Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

  • Auskunft darüber zu verlangen, ob ich personenbezogene Daten über Sie verarbeite, wenn ja, zu welchen Zwecken ich die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten ich verarbeite, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (vgl. Art. 15 DSGVO)
  • unzutreffende, sie betreffende personenbezogene Daten, die bei mir gespeichert werden, berichtigen oder ergänzen zu lassen (vgl. Art. 16 DSGVO)
  • Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung geboten ist.
  • von mir zu verlangen, dass ich Ihre Daten nur noch eingeschränkt, zum Beispiel zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe, oder ggf. Ihren Löschungsanspruch ablehne (vgl. Art. 18 DSGVO).
  • Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (vgl. Art. 19 DSGVO).
  • der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit ich meine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder mein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (vgl. Art. 21 DSGVO).
  • eine mir gegenüber erteilte datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (vgl. Art. 7 DSGVO).
  • sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden (vgl. Art. 51, 77 DSGVO). Die für mich zuständige Aufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711/6155410, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de. Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.